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Projeto - 400659 - Observatório dos arquivos da Região Metropolitana de Belo Horizonte (RMBH)

Registro: 400659
Aprovado pelo CENEX em: 28/08/2015
 
Status: Ativo
 
Título: Observatório dos arquivos da Região Metropolitana de Belo Horizonte (RMBH)
 
Data de início: 19/10/2010 Previsão de término:
28/02/2016
 
   
 
Data da última aprovação pelo Órgão Competente: 27/08/2015
 
Órgão Competente: Cenex
 
 
CARACTERIZAÇÃO
 
Ano em que se iniciou a ação: 2010
 
Unidade: Escola de Ciência Informação
 
Departamento: Depto Teoria e Gestao da Informacao
 
Programa vinculado: SEM VÍNCULO
Principal Área Temática de Extensão: Educação
 
Área Temática de Extensão Afim: Trabalho
 
Linha de Extensão: Gestão Pública
 
Grande Área do Conhecimento: Ciências Sociais Aplicadas
 
Palavras-chave: gestão de documentos. gestão pública. administração municipal. RMBH.
 
 
DESCRIÇÃO
 
Apresentação e justificativa:
A Constituição Federal de 1988, no § 2º, do art. 216, determina que “cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Por sua vez, a Lei Federal nº 8.159, de 8/1/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos, no seu art. 1º, também reforça esta obrigação por parte do Poder Público: “É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.” As instituições e serviços arquivísticos públicos municipais, repositórios de documentação administrativa, histórica e cultural, são os órgãos públicos destinados a promover a gestão de documentos dos governos, a guarda e a preservação do patrimônio documental dos municípios, para torná-los acessíveis a todos os interessados. Nesse contexto, o arquivo público municipal (instituição arquivística) deveria ocupar um lugar ímpar na institucionalização da transparência da administração pública e no acesso do cidadão às informações sobre a própria administração e sobre o patrimônio cultural e histórico acumulado no lugar em que vive. Atualmente, a nova legislação de acesso às informações (Lei nº 12.527/2011) torna mais urgente a gestão dos documentos para prover, em tempo hábil, e nos termos da lei, documentos e informações solicitadas pela sociedade civil, em todos os níveis. Não obstante os atos legais, a realidade da gestão dos documentos públicos de grande parte dos municípios brasileiros e no estado de Minas Gerais é trágica, segundo relatos diversos registrados na literatura especializada. Os resultados do diagnóstico da RMBH, realizado na primeira etapa do projeto já estão ajudando a subsidiar ações de sensibilização e capacitação de gestores e servidores públicos municipais para o desenvolvimento de política de institucionalização, implantação e desenvolvimento de serviços e instituições arquivísticas municipais firmemente orientados para a prática democrática. Nesse projeto, a partir do reconhecimento da realidade dos documentos arquivísticos e das informações, apoiamos os municípios da RMBH interessados na definição de estratégias que possibilitem a implementação plena da gestão de documentos, seja por meio de elaboração de materiais didáticos; cursos de pequena duração, em módulos, para capacitação de gestores e servidores municipais no tocante à gestão dos documentos públicos (dentro dos preceitos da arquivística e da legislação federal e estadual e municipal, se houver); apoio e suporte informacional para a implantação de gestão de documentos nos municípios.
 
Objetivos gerais:
Diagnosticar e monitorar a existência da gestão de documentos públicos e a implementação da Lei de Acesso à Informação nos municípios da RMBH e descrever a situação (antes, a existência) dos arquivos públicos desses municípios.
 
Objetivos específicos:
1. Levantar dados concretos sobre a situação dos acervos arquivísticos da RMBH, no que tange aos critérios relevantes segundo o CONARQ e a legislação brasileira, desde a vinculação institucional até aos meios e serviços. 2. Levantar dados concretos sobre a implementação da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) nos municípios da RMBH. 3. Colher informações sobre os processos existentes de gestão dos documentos públicos municipais, por meio de consulta a documentos e sites e também por visitas técnicas. 4. Propor intervenções como materiais didáticos, palestras, cursos e visitas técnicas, indicando atuações mais urgentes do poder público para aproximar a situação atual da situação desejável para a gestão adequada dos documentos públicos. 5. Efetivar a tríade ensino pesquisa extensão, no âmbito na Universidade propondo: inclusão de elementos da pesquisa em atividades de disciplinas pertinentes no curso de Arquivologia; proposição de cursos de extensão visando atender os municípios da RMBH, preferencialmente em parceria com entidades públicas. 6. Organizar espaços e agenda para a capacitação propriamente dita.
 
Metodologia:
Para mapear a existência e as condições dos serviços e instituições arquivísticas públicas municipais e a implementação da Lei de Acesso à Informação, considerando-se que, os documentos acumulados no exercício da administração pública estarão em algum lugar, sob guarda de alguma secretaria municipal ou da própria Prefeitura, foram/serão feitos levantamentos dessas informações por meio de pesquisa documental e visita técnica (sempre que o município solicitar ou permitir). Para aproximação com os municípios, na primeira etapa do projeto, foram utilizados algumas parcerias e contatos com as seguintes instituições: Agência de desenvolvimento da RMBH, Arquivo Público Mineiro, Associação dos municípios da RMBH (Granbel), Secretaria de Ciência e Tecnologia, e outros. Paralelamente a esse contato, foi e continua sendo conduzido um estudo descritivo e exploratório sobre documentos legais na esfera estadual e da região metropolitana de Belo Horizonte. A partir dos contatos mais diretos com os gestores municipais responsáveis pelos acervos de documentos administrativos atuais (correntes e intermediários, usando a terminologia da gestão de documentos) e também os históricos (ou permanentes), iniciou, na primeira etapa da pesquisa, algumas visitas técnicas, pequenos encontros para diagnóstico inicial e pequenos encontros de formação locais. Os bolsistas colheram dados sobre os municípios, sobre a gestão dos seus documentos, a existência ou não de serviços e instituições arquivísticas e sobre ao cumprimento da lei de acesso à informação por meio de pesquisa nos seus sítios institucionais e no sitio do IBGE. Os formulários foram construídos procurando mapear informações sobre: identificação das instituições e/ou entidades responsáveis pela custódia dos acervos; caracterização básica do acervo; atividades ou serviços, internos e externos do arquivo; infra-estrutura e serviços; institucionalização do arquivo (em relação ao próprio município e ao CONARQ); controle dos processos de criação, circulação e destinação dos documentos públicos; atendimento aos requisitos da Lei de Aceso à informação. Agora, nesta nova etapa do projeto, as intervenções serão construídas por meio de elaboração de materiais didáticos (disponíveis no site do projeto), palestras de sensibilização, cursos de capacitação e eventos.
 
Forma de avaliação da ação de Extensão:
Os processos e os resultados serão avaliados com toda a equipe, ao longo dos trabalhos, e posteriormente, ao final de cada ano, devem resultar em artigos e na construção de um site. Além disso, a realidade retratada pelo trabalho resultará em ações específicas de sensibilização e capacitação tanto de servidores quanto dos próprios gestores, com a busca do apoio dos parceiros e dos próprios municípios interessados, por meio de preenchimento de formulários pelos públicos participantes das atividades com o objetivo de aprimorar as atividades. Além dessa avaliação interna, os bolsistas e coordenadores participarão de todas as formas de avaliação propostas pela Proex.
 
Site: http://poarmbh.eci.ufmg.br/
 
Origem do público-alvo: Externo
 
Caracterização do público-alvo:
Gestores e servidores da administração pública dos municípios da RMBH
 
Captação por edital de fomento: Não
 
Articulado com política pública: Sim
 
 
ESTUDANTES MEMBROS DA EQUIPE
 
Plano de atividades:
- leituras orientadas sobre a RMBH, a gestão de documentos na administração pública, os arquivos públicos, e o acesso à informação (incluindo legislação pertinente) - pesquisa nos sites institucionais dos municípios da RMBH, para levantamento da estrutura organizacional e atendimento à lei de acesso à informação (Lei nº 12.527/2011.) - pesquisa sobre os municípios da RMBH: sobre a existência de arquivos públicos e de leis municipais de arquivos e de acesso à informação; sobre a gestão dos documentos; - divulgação dos processos e resultados por meio de publicações em periódicos e encontros; - análise dos resultados das leituras e levantamentos feitos, tendo em vista a compreender as necessidades de formação do público-alvo; - planejamento e formulação de instrumentos de capacitação (material e recursos didáticos); - construção conjunta de uma agenda (envolvendo o público alvo); - execução dos cursos de pequena duração, visitas técnicas, orientação para implantação legal da gestão de documentos e sobre a Lei de Acesso; - orientação para ampliação e reestruturação de arquivos públicos já existentes.
 
Plano de acompanhamento e orientação:
Os bolsistas terão a supervisão permanente da coordenação, podendo ser realizadas avaliações periódicas (mensais ou sempre que se fizer necessário e necessariamente após ações específicas de extensão) e também uma avaliação final através do relatório PROEx, além de encontros regulares. - Encontros semanais para estudo, planejamento e/ou acompanhamento do processo. - Seminários semestrais de avaliação global do processo e consolidação dos resultados. - Os alunos bolsistas serão avaliados e como resultado de avaliação positiva, poderão, ao final do período, ter a atividade reconhecida e registrada em seu histórico acadêmico como atividade geradora de crédito. Serão incentivados a publicar.
 
Processo de avaliação:
Avaliação a ser conduzida pelos coordenadores e bolsistas envolvidos, reconstruída durante o processo, a partir do relacionamento entre os envolvidos no programa e os desejáveis atores externos envolvidos. Como os bolsistas serão acompanhados permanentemente pela coordenação também serão permanentemente avaliados e avaliarão o próprio programa. Também serão avaliados por ocasião do preenchimento do relatório PROEx. Esse ano as bolsistas poderão aproveitar a atividade de extensão como atividade geradora de crédito, prevista no PPC do curso de Arquivologia e conforme a avaliação final, receberão nota que fará parte de seu histórico escolar.
 
 
INFORMAÇÕES ESPECÍFICAS
 
Infra-estrutura física:
A princípio a própria Escola de Ciência da Informação teria condições (sob agendamento) de prover espaços para os cursos (aos sábados, ou nas férias..). Porém devem-se levar em conta vários outros espaços disponíveis mais próximos dos municípios ou ainda mais centralizados (utilizando espaços de organizações que estarão envolvidas no projeto). Por meio de parceria com a Agência da RMBH já utilizamos espaço do DER-MG, no centro de BH para o primeiro grande curso de capacitação.
Vínculo com Ensino: Sim
Vínculo com Pesquisa: Sim
Público estimado: 165
 
 
INFORMAÇÕES ADICIONAIS
 
Informações adicionais:
O público estimado refere-se ao resultado do nº de municípios atendidos (33, se não contarmos com BH) vezes o número de servidores que poderão ser treinados (pelo menos 5).
 

   

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